O Guia Completo para a Setorização de Mesas de Convidados

Olá, leitores do blog da Prospertittá Eventos! 

Hoje, vamos mergulhar no fascinante mundo da setorização de mesas de convidados em eventos, um elemento crucial para o sucesso e a harmonia de qualquer celebração.

Sou Juliana Petrillo Mantovani, especialista em organização de eventos, e estou aqui para compartilhar dicas valiosas sobre como realizar esse serviço de forma eficiente e memorável. Preparados? Vamos lá!

A Importância da Setorização de Mesas:

A setorização de mesas é muito mais do que apenas distribuir os convidados aleatoriamente. Trata-se de criar uma atmosfera envolvente, proporcionando conforto, conexões significativas e harmonia entre os presentes. Quando bem executada, essa estratégia pode elevar o nível do evento, garantindo que todos se sintam acolhidos e parte de algo especial.

Os Prós e Contras da Setorização:

Vamos começar pelos prós:

• Interações: Ao agrupar convidados com interesses similares ou que se conhecem previamente, você incentiva conversas genuínas e torna as interações mais interessantes.
• Conforto e Acessibilidade: Considerar a setorização também envolve garantir que convidados com necessidades especiais estejam acomodados de maneira adequada.
• Ambiente Equilibrado: A distribuição inteligente dos convidados cria um ambiente equilibrado, evitando mesas vazias ou sobrecarregadas.

E agora, os contras:

• Possível Descontentamento: Alguns convidados podem sentir-se desapontados se não forem colocados ao lado de pessoas específicas. É importante equilibrar as expectativas e tomar decisões justas.
• Complexidade da Organização: Setorizar as mesas requer tempo, esforço e atenção aos detalhes. A elaboração da lista de convidados e a decisão de onde posicioná-los podem ser tarefas desafiadoras.
• Possivelmente sua empresa de assessoria precisará levar uma equipe maior para executar esse serviço e haverá uma cobrança adicional para isso.

Como Organizar a Lista e Separar os Convidados:

• Identifique Grupos Afins: Divida a lista de convidados em grupos com interesses em comum ou relacionamentos próximos. Isso pode incluir familiares, amigos, colegas de trabalho, entre outros.
• Considere a Compatibilidade: Dentro de cada grupo, tente criar mesas com convidados que se compatibilizem bem e que possam desfrutar da companhia uns dos outros.
• Convidados Especiais: Reserve lugares privilegiados para pessoas de honra, como familiares mais próximos ou convidados de destaque.
• Acomodações Especiais: Se houver convidados com necessidades específicas, como cadeirantes ou idosos, priorize mesas de fácil acesso e próximo a instalações essenciais.

O que eu tenho que ter em mente?

Verifique com o seu buffet quantas mesas haverão e quantas cadeiras em cada mesa.

Após finalizar a lista de convidados e de setores, encaixe essa lista, dentro da sua organização física.

Nesse momento, possivelmente haverão algumas dificuldades, vamos aos exemplos:

Minha família tem no total 54 pessoas, e as mesas são de 10 lugares, nesse caso, temos que separar 6 mesas para esse setor, e assim, sobrarão 6 lugares, que possivelmente faltarão em outro setor.

Justamente por isso, em algumas situações acaba sendo necessário adicionar mesas, mas verifique, é possível adicionar mesas? qual será o custo disso? com o buffet? com a decoração? Há espaço suficiente?

Criança não pagante também senta

Um dos maiores erros dos casais no momento da organização das mesas é não considera as crianças não pagantes, e sim, elas precisam ser consideradas na sua listagem.

Sugestões de Nomes para Mesas:

Inovar nas denominações das mesas pode tornar o evento ainda mais encantador. Considere opções como:

• Lugares Especiais: Utilizar o nome de locais significativos para os anfitriões e convidados, como nome de países e cidades em que os noivos já foram, ou locais para onde desejam viajar:

New York, Paris, Londres, San Diego, Las Vegas, Veneza

• Filmes, Séries,  Livros Favoritos: Homenagear livros, filmes e séries:

O Senhor dos Anéis, Harry Potter, A Bela e a Fera.

• Cores e Números Mais fácil impossível

1, 2, 3, 4 ou Setor Amarelo, Azul, Rosa

Flores Escolher nomes de flores para os setores

Tulipa, Rosa, Orquídea, Antúrio, Lisianthus, Lírio

Cantores ou bandas preferidos: Que tal escolher as bandas preferidas?

Metallica, Pearl Jam, Kiss, Guns N’ Roses.  

Lembre-se de personalizar as escolhas de acordo com o perfil dos convidados e do próprio evento!

Detalhes para um Serviço Bem Feito:

Flexibilidade: Mantenha uma abordagem flexível, pois podem surgir imprevistos de última hora que exijam ajustes na setorização.

Atenção aos Detalhes: Tenha em mente alergias alimentares, preferências e restrições alimentares para evitar desconfortos durante o evento, mapeie as mesas onde estarão esses convidados.

Profissionais Qualificados: Considere contar com uma equipe experiente, como a Prospertittá Eventos, para auxiliar na organização e coordenação das mesas de convidados.

Espero que essas dicas ajudem você a compreender a importância da setorização de mesas em eventos e como realizar esse serviço com maestria. 

Na Prospertittá Eventos, estamos prontos para tornar suas celebrações verdadeiramente inesquecíveis. Até a próxima!